Projetos em andamento
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Iluminando ideias para uma Justiça inovadora
Cartório 4.0:
Ciclo Expedição
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Contexto
Em fevereiro de 2021, representantes da Presidência e da Corregedoria selecionaram a Expedição como atividade cartorária do segundo ciclo do Cartório 4.0, por sua relevância e impacto na prestação jurisdicional.
Conheça a metodologia do Programa Cartório 4.0
Dessa forma, teve início o projeto Expedição 4.0, que tem como objetivo encontrar soluções inovadoras na área de expedição de documentos e cumprimento de mandados, a fim de se evoluir para a era digital.
Uma das iniciativas desse novo desafio buscou a revisão do leiaute dos mandados judiciais, abrangendo tanto o aperfeiçoamento do design dos documentos quanto a simplificação da linguagem.
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Pesquisa e imersão
O Aurora iniciou, em abril de 2021, os estudos sobre a realidade da expedição no TJDFT. Parte dos dados analisados foi obtida em consulta ao CEMAN, sistema de distribuição de mandados. Também foi realizada uma pesquisa junto às unidades judiciárias de 1º grau para conhecer, dentre outros, o número de servidores que atuam na expedição e o quanto essa atividade impacta as rotinas cartorárias.
Para exemplificar, verificou-se que, na percepção de 70% dos gestores participantes, a expedição corresponde a mais de 40% do trabalho realizado nas unidades judiciárias, o que demonstra com muita clareza a relevância desta atividade no contexto da distribuição da força de trabalho das serventias judiciais.
Oficina de Design de Mandados
O Aurora realizou, no dia 30/4/2021, a primeira oficina de design de mandados do ciclo Expedição 4.0. A iniciativa contou com a participação de magistrados, magistradas, servidores e servidoras do TJDFT inscritos voluntariamente por meio de formulário eletrônico.
Na oficina foram apresentados os resultados das pesquisas mencionadas anteriormente. Além disso, foram exibidos conteúdos sobre linguagem simples e direito visual aos participantes, a fim de facilitar o trabalho de análise e aperfeiçoamento do design e escrita dos mandados.
Como resultado do trabalho, o Laboratório, em conjunto com outras unidades do Tribunal, elaborou os primeiros modelos de mandado para a área Cível, para cumprimento pelo E-carta (envio pelos Correios), por oficial de justiça e na modalidade do Juízo 100% digital.
Após, foi criado Grupo de Trabalho multidisciplinar composto por Juízes representantes da Presidência e Corregedoria; Juízes e servidores de Varas Cíveis; Oficiais de Justiça; servidores da área de Tecnologia da informação e representantes do Laboratório Aurora.
Vale destacar que a análise de dados extraídos do CEMAN permitiu identificar que os mandados de natureza cível excedem amplamente os mandados de outras naturezas, tanto no período que antecede a pandemia do novo coronavírus, quanto na sua ocorrência. Por essa razão, a revisão de leiautes se iniciou pelos mandados de natureza cível, considerando o seu potencial para atender a um alto número de unidades judiciárias.
Tecnologia
Um dos grandes diferenciais deste projeto foi a inserção dos novos modelos de mandados no Sistema Processo Judicial Eletrônico - PJe, para uso automatizado pelos servidores e servidoras que atuam na atividade de Expedição.
O fluxo de trabalho necessário para a inserção dos documentos diretamente no PJe envolveu a criação de variáveis pela área de tecnologia, bem como de diferentes ambientes de teste para permitir a geração de mandados na forma exigida para impressão pelo sistema E-carta e para cumprimento por Oficiais de Justiça.
Resultados
Em janeiro de 2023, o Laboratório de Inovação Aurora concluiu a primeira fase do projeto Expedição 4.0. No total, 88 novos modelos foram criados e disponibilizados para as 54 Varas Cíveis, tanto de competência singular quanto mista, e para os Cartórios Judiciais Únicos de competência cível e de Execução de Títulos Extrajudiciais e de Conflitos Arbitrais de Brasília.
Interesse nacional
Desde o início do projeto, diferentes Tribunais de Justiça, bem como órgãos do Poder Executivo e Legislativo, têm demonstrado interesse nos novos modelos de mandados desenvolvidos pelo TJDFT. O uso de linguagem simples, o desenvolvimento de ícones com fundamento em direito visual, e o fluxo de trabalho necessário para geração dos documentos no PJe são os assuntos mais procurados.
Próxima fase
Na etapa seguinte, o Aurora buscará conhecer a experiência do usuário com a utilização dos documentos criados. Para tanto, serão realizadas pesquisas com os servidores responsáveis pela expedição nas Varas Cíveis e testes com os jurisdicionados, para avaliar a recepção do público externo às mudanças de comunicação propostas.
Central de Expedição
Este Ciclo do Cartório 4.0 também envolve o desenvolvimento de estudos e realização de protótipo da Central de Expedição do TJDFT, que seria uma unidade especializada na expedição de documentos judiciais e acompanhamento de todos os expedientes por ela gerados, com uso dos novos modelos de mandados elaborados pela Casa em observância às diretrizes do Programa TJDFT+Simples.
É importante destacar que essa proposta é fruto da escuta de magistrados, magistradas, servidores e servidoras da Casa, por meio das sugestões encaminhadas na Consulta 4.0, da análise dos dados da pesquisa feita junto aos gestores das unidades judiciárias e de várias reuniões com representantes da Presidência e da Corregedoria.
Como benefícios vislumbrados para a implementação de uma Central de Expedição, podem ser citados:
1. Melhor equalização da força de trabalho, por meio da concentração de tarefas em unidade especializada;
2. Aumento da eficiência na expedição de documentos;
3. Padronização do layout de documentos e dos procedimentos aplicados à expedição e retorno de expedientes;
4. Manutenção da identidade visual dos documentos expedidos, facilitando o entendimento pelos usuários dos serviços do TJDFT e a localização das informações relevantes por parte de servidores e oficiais de justiça, no momento do cumprimento ou certificação das diligências.