imagem: céu em tons laranja com o nascer do sol entre nuvens

Programa Cartório 4.0:

Ciclo Expedição

Contexto

Em fevereiro de 2021, representantes da Presidência e da Corregedoria selecionaram a Expedição como atividade cartorária do segundo ciclo do Cartório 4.0, por sua relevância e impacto na prestação jurisdicional. As atividades ocorrerão em paralelo ao ciclo de Atendimento ao Público, cujas informações podem ser acessadas aqui.

Esse novo desafio buscará o desenvolvimento de vários projetos ao mesmo tempo, dentre eles o Cadastro Inteligente de Pessoas e o E-carta, já em andamento na Casa. Além desses, também será feita a revisão do leiaute de mandados do Tribunal, voltada à análise e ao aperfeiçoamento do design e da linguagem e à padronização desses documentos.

 

Conheça a metodologia do Aurora para o Programa Cartório 4.0.

Leia aqui a matéria sobre o ciclo Expedição publicada pela Assessoria de Comunicação Social do TJDFT.

Pesquisa e imersão

O Aurora iniciou em abril de 2021 os estudos sobre a realidade da expedição no TJDFT. Parte dos dados analisados foi obtida em consulta ao CEMAN, sistema de distribuição de mandados. Também foi realizada uma pesquisa junto às unidades judiciárias de 1º grau para conhecer, dentre outros, o número de servidores que atuam na expedição e o quanto essa atividade impacta as rotinas cartorárias. 

Para exemplificar, verificou-se que, na percepção de 70% dos gestores participantes, a expedição corresponde a mais de 40% do trabalho realizado nas unidades judiciárias, o que demonstra com muita clareza a relevância desta atividade no contexto da distribuição da força de trabalho das serventias judiciais.

Oficina de Design de Mandados

O Aurora realizou, no dia 30/4/2021, a primeira oficina de design de mandados do ciclo Expedição 4.0. A iniciativa contou com a participação de magistrados, magistradas, servidores e servidoras do TJDFT inscritos voluntariamente por meio de formulário eletrônico.

Na oficina foram apresentados os resultados das pesquisas mencionadas anteriormente. Além disso, foram exibidos conteúdos sobre linguagem simples e direito visual aos participantes, a fim de facilitar o trabalho de análise e aperfeiçoamento do design e escrita dos mandados.

Para saber mais, leia a matéria sobre a oficina aqui.

Como resultado do trabalho, o Laboratório, em conjunto com outras unidades do Tribunal, elaborou diversos modelos de mandado para a área Cível, para cumprimento pelo E-carta (envio pelos Correios), por oficial de justiça e na modalidade do Juízo 100% digital.

Vale destacar que a análise de dados extraídos do CEMAN permitiu identificar que os mandados de natureza cível excedem amplamente os mandados de outras naturezas, tanto no período que antecede a pandemia do novo coronavírus, quanto na sua ocorrência. Por essa razão, a revisão de leiautes se iniciou pelos mandados de natureza cível, considerando o seu potencial para atender a um alto número de unidades judiciárias.

Todos os modelos elaborados, é válido dizer, necessitam ser homologados pela Corregedoria, inseridos no Processo Judicial Eletrônico – PJe e submetidos a diversos testes de usabilidade e compatibilidade com os sistemas adotados pelo Tribunal, a fim de serem disponibilizados para uso das Varas.

Para saber mais sobre a nova formatação proposta e conhecer o Programa TJDFT+Simples, que une linguagem simples e direito visual para ampliar o acesso da sociedade à Justiça por meio de comunicações mais claras, acessíveis e inclusivas, clique aqui.

Central de Expedição

Este Ciclo do Cartório 4.0 também envolve o desenvolvimento de estudos e realização de protótipo da Central de Expedição do TJDFT, que seria uma unidade especializada na expedição de documentos judiciais e acompanhamento de todos os expedientes por ela gerados, com uso dos novos modelos de mandados elaborados pela Casa em observância às diretrizes do Programa TJDFT+Simples.

 

É importante destacar que essa proposta é fruto da escuta de magistrados, magistradas, servidores e servidoras da Casa, por meio das sugestões encaminhadas na Consulta 4.0 – que pode ser acessada aqui - da análise dos dados da pesquisa feita junto aos gestores das unidades judiciárias e de várias reuniões com representantes da Presidência e da Corregedoria.

 

Como benefícios vislumbrados para a implementação de uma Central de Expedição, podem ser citados:

 

1.  Melhor equalização da força de trabalho, por meio da concentração de tarefas em unidade especializada;

2.  Aumento da eficiência na expedição de documentos;

3.  Padronização do layout de documentos e dos procedimentos aplicados à expedição e retorno de expedientes;

4.  Manutenção da identidade visual dos documentos expedidos, facilitando o entendimento pelos usuários dos serviços do TJDFT e a localização das informações relevantes por parte de servidores e oficiais de justiça, no momento do cumprimento ou certificação das diligências.

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